「伝わる」プレゼンは構成がカギ!聞き手の心を掴むコツを紹介

「伝わる」プレゼンは構成がカギ!聞き手の心を掴むコツを紹介

プレゼンにおいて一番大切なことは、相手に内容が正しく伝わることです。では、相手に伝わるプレゼンとは、どのようなものなのでしょうか。プレゼン作りには、押さえておきたい基本的なポイントがいくつかあります。この記事では、私の講師経験をベースに相手に伝わるプレゼン構成作りのコツをご紹介しますので、ぜひビジネスの場で役立ててください。

目次

良いプレゼンとは「明確でわかりやすい」こと

プレゼンの目的は、相手に自分が伝えたい内容を的確に伝えることです。そのため、「良いプレゼン」と呼ばれるものは、プレゼンする側ではなく、相手側が「良いプレゼンだった」と感じるかどうかにかかっています。そのためには明確に、わかりやすく、内容を相手に伝えることが大切です。

わかりやすく伝えるためには、内容をやみくもに伝えるのではなく、理解しやすいよう順序立てて伝える必要があります。つまり、良いプレゼンにするためには、構成が重要なのです。

プレゼンの基本構成とそれぞれの作成ポイント

プレゼンの基本構成とそれぞれの作成ポイント

ここからは、プレゼンにおいて重要な基本の構成と、それぞれの要素についてご説明します。

プレゼンは3つの構成で成り立つ

さまざまな目的でプレゼンをする機会があるかと思いますが、どのようなケースでも、プレゼンの基本構成は、イントロダクション→ボディ→クロージングの3要素から成り立っています。この3つの基本構成を押さえておくことで、かなり伝わりやすいプレゼンとなるでしょう。それでは、それぞれの要素について、掘り下げていきます。

イントロダクションで大切なこと

イントロダクションとは、導入のことです。プレゼンを始める際、いきなり本題に入るのではなく、プレゼンの目的や流れなどを説明することで、相手がこれから伝える内容について興味を持ち、参加意識を高めることができます。

このイントロダクションのパートで大切なことは、まず相手との間にラポールと呼ばれる信頼関係を築くこと。ラポールには安心感や親和性が含まれますが、初対面の相手に突然安心感を抱くというのは、少し無理があります。

そこでポイントになるのが、「共感」です。そのために有効な手段が、自己紹介。名前だけでなく、ペットのことや趣味についてなど、予め用意しておいたお互いに共通するようなトピックについて話すことで、共感ゾーンを作ることができるでしょう。

ボディ

ボディとは、プレゼンで一番伝えたいメインのパートのことです。ボディに入るのは、もちろん伝えたいことなのですが、それだけではなく、伝えたいことの根拠や理由も重要な要素です。ボディを構成するのは、「伝えるもの」と、それを「支えるもの」のペアになります。

「伝えるもの」とは、プレゼンで一番伝えたい結論や主張、メッセージです。対して「支えるもの」とは、結論に至る根拠や、「なぜその主張をするのか」という理由などが当たります。何の根拠もなく主張ばかりするよりも、丁寧に根拠や理由を説明するほうが、説得力が増すプレゼンになります。

構成としては、結論→根拠、主張→理由、というパターンが良いでしょう。場合によっては、事例を入れ込むことで、より伝わりやすくなります。

クロージング

クロージングとは、プレゼンの最後のパートで、質疑応答やプレゼンのまとめ、最後の締めをする部分です。

質疑応答では、質問の内容を確認し、質問に対しての感謝の言葉を述べます。その後、質問に対する回答をして、質問者に意図に沿った回答かどうか確認し、再度お礼を伝えます。質問が出なかった場合でも、「例えば、このようなご質問をよくいただきます・・・」と、事例を紹介すると良いでしょう。

また、質問に答えられない場合は、持ち帰って調べて回答する旨を伝えたり、現時点で答えられる範囲で回答して残りを後日連絡したり、誠実に対応するよう心掛けることが大切です。

その後、プレゼンのボディの部分を簡潔にまとめ、再度伝えます。その際に、このプレゼンを聴いて「考えてほしいこと」「やってほしいこと」なども伝えましょう。

まとめが終われば、最後の締めの挨拶をします。ボディのまとめの最後に「私の話は以上です」と締め、少し間を取った後、「ご清聴いただき、ありがとうございました」と挨拶、お辞儀をします。間を取る余裕や、挨拶を言い終わってからお辞儀をするなど、わずかなことですが、このような立ち振る舞いがプレゼンの最後を引き締めるので、意識してみてください。

プレゼンに役立つフォーマットを紹介

ここからは、知っておいて損はない、プレゼンに役立つ3種類のフォーマットをご紹介します。それぞれ特徴があり、向いているプレゼンシーンも合わせてご紹介するので、ご自身のプレゼンの内容に合わせて取り入れてみてください。

SDS法

SDS(エスディーエス)法は、さまざまな場面で応用が利く汎用性の高いフォーマットで、3ステップでプレゼンを進めます。大まかな構成を作るときに便利に使え、3ステップ全てのパートで意見や主張を繰り返し伝えることが可能です。

  1. S(Summary)/概要を伝える
  2. D(Detail)/詳細を伝える
  3. S(Summary)/全体的なまとめ

最初にプレゼンの概要を伝える(Summary)ことで相手が全体像を把握でき、その後詳細を伝える(Detail)の際に理解が深まる仕組みです。幅広い分野のプレゼンに使えるフォーマットですが、特に新商品の発表や会社紹介などのプレゼンに向いています。

DESC法

DESC(デスク)法は、問題を解決する際のプレゼンに有効なフォーマットです。以下の4つのステップでプレゼンを進めます。このDESC法は、他者を尊重しながら自己主張を行う「アサーション」というコミュニケーションのスキルが取り入れられています。

  1. D(Describe)/背景を客観的に描写する
  2. E(Express)/主観的な意見を表現する
  3. S(Suggest)/解決法を提案する
  4. C(Consequence)/提案によって期待できる効果を述べる

DESC法は、アサーションのスキルを体系的にまとめたものと言われています。いきなり問題提起から入らず、背景を描写(Describe)してから本題に入るため、相手に不快な思いをさせないような話の組み立てで、問題解決を図ることが可能です。例えば、取引先との間に問題が生じている際の、解決案を提案するプレゼンに最適でしょう。

PREP法

PREP(プレップ)法は、結論を先に述べた上で、理由に加えて事例や具体例が入るため、説得力が増すフォーマットだと言われています。

  1. P(Point)/結論・要点を述べる
  2. R(Reason)/理由を伝える
  3. E(Example)/事例・具体例を伝える
  4. P(Point)/再度、結論・要点を伝える

ビジネスシーンにおいては、一般的に「結論先行型」が求められます。そういった点からも、先に結論を述べるPREP法は、受け入れられやすいのではないでしょうか。また、先に結論を伝えることで、相手は結論に対して「なぜ?」という疑問を持ち、そこに理由や具体例を掘り下げて、最後にもう一度結論でたたみかけるので、スムーズな流れで「腑に落ちた」という感覚を与えることができます。

さらに、PREP法は、プレゼンだけでなく文章の構成にも役立つ手法だと言われています。結論を強く伝え、結論に対する裏付けが詳細に伝わるので、調査報告などにも向いている手法です。

まとめ

今回は、伝わるプレゼンについて、構成のポイントをお伝えしました。これらのフォーマットを活用し、ぜひご自身のビジネスに活かしてください。

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この記事を書いた人

才能 プロファイラー/才能開発コンサルタント。
「クライアントを経済的・精神的に最も豊かにする才能開発」がモットー。
著書「才能が9割 3つの質問であなたは目覚める」、「自分の秘密 才能を自分で見つける方法」(経済界)

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