普段、「話し方」を意識したことはありますか？最近ではリモートワークやオンライン会議の増加により、正確で、かつスムーズなコミュニケーションが求められる場面が増えています。限られた時間の中で円滑に意思疎通を図るためには「話し方」が重要ですが、上手な話し方にはポイントがあります。これらの話し方は心理学の面でも確立しており、有効なスキルです。そこで今回は、ビジネスにも使える上手な話し方について、具体例を交えながらご紹介していきます。
ビジネスにも役立つ「上手な話し方」とは
普段、会話をしていると、この人と話していると心地よい、相談しやすいと感じる人はいませんか？逆に、なんだか話が分かりづらい、イライラするという人もいるでしょう。話しやすいと思う相手は、上手な話し方を身に付けている人かもしれません。
じつは、上手な話し方にはおさえるべきポイントがあり、会話の際にこれらのポイントを取り入れることで、相手の反応なども変わってきます。相手の反応がよければ、難航していた商談がまとまったり決裁につながったりする可能性が高まるため、ビジネスでは成果を左右するとも言えます。
ここでは、具体例を交えながら上手な話し方のポイントをおさえていきましょう。
声のトーンや話し方を合わせる
声のトーンを調整し、声の大きさ、話すスピードなどを相手に合わせましょう。安心感を抱いてもらうことができます。
人が心地よいと感じる音は、音階で言う「ミ・ファ・ソ」。自分で楽に声を出せる範囲で、この音で話すようにすると相手に受け入れてもらいやすくなります。たとえば朝の挨拶では元気よく「ソ」の音で「おはようございます」。普段の会話では「ミ・ファ」の音で話すとよいでしょう。
人は無意識のうちに、自分と同じ話し方をする人に安心感を抱きます。自分がゆっくり話しているのに相手が早口だと、なんだか焦りを覚えてしまいますよね。相手がゆっくり話す方であれば、そのスピードに合わせて話すようにしましょう。
限定的ではありますが、方言も有効です。話し相手と自分が同郷で相手が方言を使う場合、自分も方言を用いると相手との距離がグッと近くなります。
動作やジェスチャーを合わせる
動きを合わせると、人は無意識のうちに「自分と相手が同じ」と認識し、安心感を抱きます。
たとえば、商品梱包について話している際、箱のサイズについて言及する場面があったとします。メジャーなどがない場合、手で「このくらいの…」と大まかなサイズを体現することも多いでしょう。この際に、相手に合わせて自分も「このくらいの箱ですね」と同じように箱の大きさを示す動きをとると効果的です。
また、友人などとお茶をしているときに、同じタイミングで飲み物を飲むと、なんとなくちょうどよい間だと感じたことがある人も多いはず。無意識のうちに安心感を得ているのです。応接室でお茶を出された場面などでも同様のことができます。会話の途中で相手がお茶を飲んだタイミングで、同じようにお茶を飲むようにしましょう。
相手の使用した言葉を自分も使用する
相手が会話で使っている特定の言葉があれば、それを自分も使って話すようにしましょう。相手と合わせることで、親近感を抱いてもらうことができます。
たとえば新規事業の話をしている際に相手が「新しい事業にチャレンジする」と表現した場合、自分も会話の中で「チャレンジ」という表現を使うようにしましょう。「チャレンジ」は「挑戦」「トライ」などと呼ぶ人もいますが、相手に合わせることで、親しみやすさを感じてもらえるでしょう。ただし、専門用語などで意味を知らない場合は無理に合わせる必要はありません。間違った使い方をしてしまう可能性があります。
ポイントとなる言葉を引用する
会話で相手が使った言葉を引用するという意味では前項と似ていますが、こちらはオウム返しに似た話し方です。安心感を与えるだけでなく、相手への関心の高さを示すことができます。
ここでは、引用する言葉選びが重要です。言葉を選ぶ際には、相手がもっとも伝えたい内容に注目しましょう。たとえば「30代の男性をターゲットにした商品開発をしてほしい」と言われた場合、「30代の男性ですね、承知しました。」と返答すると効果的です。この場合、相手は”どのような年齢層と性別”をターゲットにしたいかを伝えようとしているので、ポイントとなる言葉は「30代の男性」となります。この言葉を繰り返すことできちんと話を聞いていることを示し、ビジネスパートナーとしても信頼を得ることにつながるでしょう。
相手の信念や価値観に同調する
話す相手が取引先などの場合、相手なりの信念や価値観を持っているケースが大半です。自分と同じ考えを持っている相手だと分かると仲間意識が生まれ、話をスムーズに進めやすくなるので、会話をするときは相手の信念や価値観に同調する姿勢をみせましょう。
たとえば、相手が利益より顧客第一主義で商品開発に取り組んでいると話してきたとします。応じる際は、弊社の理念も顧客第一主義であると伝えたり、自分自身も同じ姿勢で仕事に取り組んでいることを伝えたりするとよいでしょう。
上手な話し方に役立つ心理学「ペーシング」
「ペーシング」という言葉を知っていますか？ペーシングとは、コミュニケーションをとるうえでのスキルのひとつで、話し方を変えて相手とよりよく意思疎通を図るために使われます。相手のペースやテンポに合わせて話し方を変えることを指し、「ペースを合わせる」ことからペーシングと呼ばれています。先述した上手な話し方のポイントも、ペーシングのスキルです。
ペーシングを取り入れることで得られるメリットは多く、そのひとつが会話の一体感を生み出すことです。性格や立場が異なる人どうしが話をすると、話し方や相手へのアプローチが変わってしまいます。この場合、どちらか一方が会話の主導権を握ったままで話が終わってしまう可能性も。そこにペーシングを取り入れると、相手が安心感を得られたり、自分に対して親しみを感じるようになったりします。性格や立場という壁を感じることがなくなり一体感が生まれるため、スムーズで、よりよいコミュニケーションをとることができるのです。
また、人と話すのに苦手意識を持っている人にも有効です。ペーシングをマスターすると、どのような言葉をどのように返すとよいか、という話し方が分かるようになるので、人との会話がいままでより楽に感じられるでしょう。もともと話し上手な人にももちろんメリットはあり、相手の説得など、スキルを習得することができます。
話し方にペーシングを取り入れる際の注意点
ペーシングを取り入れる際に注意しておきたい点として、使用頻度が挙げられます。あまりにも使用頻度が高いと露骨すぎて、相手に馬鹿にされていると受け取られる可能性があり、せっかく信頼関係を築こうとしていても逆効果です。また、使用頻度が低いと効果が期待できない場合もあります。使用頻度に注意し、相手の反応を見ながら使用していくのがよいでしょう。
まとめ
「話し方」をスキルとしてとらえマスターすることは、人間関係の構築やスムーズなコミュニケーションをとるうえでとても有効です。話し方のスキルは、オンラインツールの活用が進み、PCなどの画面を通した意思疎通の場でも使うことができます。しかし、心理学の知識やノウハウを身に付けるだけでは意味がありません。自分自身の才能を見つけ、人間関係のレベルアップやコミュニケーションツールとして活かしていくことも大切です。
