この記事では、ビジネスマンとしての価値が高まるスキルアップの方法を紹介しています。スキルアップする方法は色々ありますが、ただやみくもに実践したところで、実際にビジネスに活かすことができないと意味がありません。
そこで今回は、ビジネスマンなら必ず身につけておきたい、スキルを向上させる方法をピックアップしてご紹介します。
コミュニケーションスキルの概要とスキルアップする方法
コミュニケーションスキルとは、簡単に説明すると「相手に対する適切なレスポンスと働きかけによって、自分の見え方をコントロールする」能力のことです。
コミュニケーションスキルが高い低い…というのは生まれ持った性質だ、と思っている人も多いかもしれませんが、実はそんなことはありません。コミュニケーションスキルは、後天的に養うことが可能なのです。
ここで、コミュニケーションスキルを向上させるための具体的方法をいくつかご紹介しましょう。
コミュニケーションを取りたい相手との共通点を探す
人間は相手と自分の間に共通点や類似点があると、ホッとするものです。誰かとコミュニケーションを取る際は、まず相手と何か共通点がないか？を探すようにしてみましょう。
相手が同年代であれば、学生時代に流行した映画や音楽の話題を出してもいいかもしれません。 もし、共通点が見つかりそうになければ、自分の話をしてみましょう。趣味は何か、家族構成は、出身地は…。可能な範囲でプライベートの話題を出すことで、「実は私も…」と心を開いてくれるケースは多いものです。
ある程度自分をさらけだすことで、相手が関心を持つ話題を探ることができるでしょう。ただし、自分の話ばかりしすぎるのはNGです。
相手を褒める
ビジネスでは「業務上のスキル」に加えて、「親しみやすさ」がその人を判断する指標になりがちです。たとえ自分のスキルを磨いたとしても、誰にも評価されなければ意味はありません。そこで、周りから評価してもらうために、まずは自分から積極的に周囲の人を褒めるようにしてみましょう。
例えば、誰かがスムーズに仕事を進めていれば、「〇〇さんの仕事はいつも迅速ですよね」と、周囲の人に伝えましょう。そのような褒め方を繰り返していくと、いつか周囲の人もどこかであなたのことを褒めてくれるようになり、「褒め合いのネットワーク」が生まれます。
「褒め合いのネットワーク」を構築できれば、社内外問わず、よい人間関係が築けるようになるでしょう。
できるだけ質問をする
コミュニケーションを取るのが苦手…という人は、会話の中で自分から質問する癖を付けてみましょう。相手がいったいどのようなことに関心を寄せているのかを探りながら質問することで、会話のイニシアチブを握れるようになります。
受け身になってしまうと「次に何を言われるのだろう」と不安になってしまいます。しかし、こちらから質問することで、ある程度会話の道筋が予想できるので、余裕を持って接することができるでしょう。
小さな要求で「イエス」と言ってもらう回数を増やす
心理学のテクニックのひとつに「フット・イン・ザ・ドア」があります。これは、小さな要求に「イエス」と言ってもらうことを繰り返し、最終的に大きな要求に「イエス」と言うハードルを下げる、というものです。
些細なお願い事に「イエス」と言い続けていると、知らず知らずのうちにハードルが下がってしまい、大きなお願い事も断る理由が見つけ辛くなります。
この「フット・イン・ザ・ドア」のテクニックを取得しておけば、初対面の相手への説得や提案に有効な立ち振る舞いができるようになるでしょう。
電話営業や飛び込み営業といった、相手が聞く耳を持ってくれない可能性が高いシチュエーションでは、相手の意表を突く言い回しをすることが有効になる場合があります。
例えば「1時間お時間いただけますか？」というところを、「1時間7分お時間いただけますか？」などと、わざと半端な時間を伝えます。すると相手は意外に感じるので注意を向けてくれます。
もちろん、予想外の言い回しをした場合は、理由を説明できるようにしておかなければなりません。コミュニケーション能力が高い人は上手に意外性を作っているものです。
タイムマネジメントの概要とスキルアップの方法
タイムマネジメントとは、端的に言うと「時間を管理し、有効に使うこと」です。つまり、限られた時間の中でできるだけ効率よく物事を進め、目標を達成するスキルを指します。定められた期間で成果を出すことを求められる社会人には必須のスキルと言えるでしょう。
タイムマネジメントができるようになると、重要な仕事と不要な仕事の取捨選択ができるようになり、時間を生み出せるようになります。また、自分が受け持っている仕事の総量が把握できるため、効率よく仕事ができるようになるでしょう。では、タイムマネジメントのスキルアップ方法を、具体的に紹介しましょう。
業務を可視化する
タイムマネジメントの最初のステップとして重要なのが、業務を可視化することです。まずは、普段やっている業務を箇条書きでいいので全て洗い出します。
その後、それぞれの業務を日次・週次などグループ分けしておきましょう。
優先順位を判断する
業務を可視化したら、タスクの優先度を判断します。この際、重要なのは「今後の仕事を効率化させるための状況把握」です。あまり悩まず、直感で判断してもかまいません。
優先順位を見直し、実行する
最後に、業務のグループ分けと優先順位付けが本当に正しいかどうか、見直します。週次グループに振り分けていた業務が実は月次だった、優先順位が高いと思っていた仕事が、そうでもなかった…というものが出てくるはずなので、しっかりとチェックしましょう。
ゴール設定
「いつまでに、どのレベルの仕事をするか」のゴール設定をします。この際、全ての業務のゴール設定をしてしまうと、作業を増やす結果になりかねません。あくまでも、重要度の高い仕事に的を絞って、ゴール設定しましょう。
仕事に対する計画が完成したら、実行に移し、結果を確認・修正します。この一連の流れを意識することで、タイムマネジメントスキルは向上するでしょう。
時間を計測する
実行時、それぞれの業務を完了するのにどの程度の時間がかかったのかを計測します。必要な時間がわかれば、あらかじめ時間を確保し予定を立てられるようになるからです。突発的な案件や顧客からの連絡があったとしても、時間のやりくりがしやすくなるでしょう。
いつ終わるか先が読めない仕事はストレスにもなりがちです。時間を計測することでこの種のストレスを回避することもできます。
タスク管理能力の概要とスキルアップの方法
タスク管理能力とは、仕事を完遂するために必要な業務の洗い出しを行い、優先順位及び重要度を判断して業務を進める能力です。タスク管理能力が向上するとスケジュール作成が正確になり、重要な業務により多くの時間をさけるようになるだけでなく、チームや部署のマネジメントもスムーズになるでしょう。
つまり、タスク管理能力の向上は、業務の効率化、生産性の向上と比例する、というわけです。
ビジネスシーンに必要不可欠なタスク管理能力は、実はパターン化されています。まずは、タスク管理リストを作成して、現在抱えていることを見える化しましょう。
タスクの洗い出しが完成したら、次はタスク整理です。緊急性や重要性を元にタスクに優先順位を付け、それに従って業務を行います。
お気づきの方も多いと思いますが、タスク管理はスケジュールマネジメントとよく似ています。違いは、スケジュールが「やる時間が決まっていること」に対し、タスクは「やる時間は決まっていない」という点です。具体的に言うと、「来週木曜の会議に出席する」のがスケジュールで、「それまでに会議資料を作る」のがタスクです。
タスクは時間が決まっていないため、ついつい後回しにしてしまいがちです。しかし、タスクを先延ばしにしてしまうと、スケジュールにも影響が出てしまいます。つまり、スケジュールマネジメント能力を向上させるためには、タスク管理能力が必要不可欠、というわけです。
目標設定スキル
目標設定スキルとは、目的達成のための明確な指標を設定する能力です。例えばゴールが明確であったとしても、そこに到達するまでの道程がおろそかになってしまうと、着地点が見当はずれになってしまったり、そもそも着地できなくなったりしてしまいます。
つまり、目標設定スキルとは、計画性やマネジメントスキルを身につけて、的確かつ効率よくゴールするスキル、というわけです。特に、部下に目標を明確に提示して成果を出さなければいけない管理職には必須のスキルと言えるでしょう。
このように表現すると、取得するのが非常に難しいスキルのように思えますが、実はそんなことはありません。目標設定スキルは、色々な分野で取得、向上することができる能力なのです。
中でもスキルの取得・向上におすすめなのがスポーツです。中でもモータースポーツは、コースの目標タイムを設定し、試行錯誤しながら目標達成するので、スキルアップに最適です。実際の練習に参加するのもいいですが、難しい人はモータースポーツのゲームで実践してもよいでしょう。
まとめ
今回ご紹介したスキルは、全てビジネスマンには必須のものばかりです。会得するのはもちろん、常にスキルアップを意識する必要があります。ただし、身につけたスキルは、実践しなければ意味がありません。スキルアップした能力をビジネスでどのように発揮するかが大切です。
